الفصل الثالـث .. تدقيق الملحقيات الثقافية ــــــــــــــ
المادة (37)* يتم تدقيق أعمال الملحقيات الثقافية المؤسسةوجرد موجوداتها بصورة دورية حسب برنامج التدقيق السنوي المقرر .
أولاً : الفترة الزمنية للتدقيــــق
المادة (38)* أ - تحدد عدد مرات تدقيق الملحقيات الثقافية استناداً إلى برنامج التدقيق السنوي على أن لا تقل عن ثلاث مرات في السنة .
ب- تحدد عدد مرات جرد موجودات الملحقيات الثقافية حسب مقتضيات العمل على أن لا تقل عن أربعة مرات في السنة .
ج- تبدأ عملية التدقيق اعتباراً من تاريخ آخر عملية تمت من قبل فريق التدقيق السابق .
ثانياً: تشكيل مجموعات التدقيــــق
المادة (39) أ - يتم تشكيل فريق تدقيق أعمال الملحقيات الثقافية وجرد موجوداتها من عدد من موظفي الوحدةويسمى أعلاهم مرتبة رئيساً للفريق .
ب- يتم تشكيل مجموعات خاصة لجرد موجودات الملحقيات الثقافية تتكون من موظفين اثنين على الأقل .
ج- تحاط عملية تشكيل مجموعات التدقيق والجرد أو مجموعات الجرد، بالسرية التامة بحيث لا يسمح لأي شخص بالاطلاع على ذلك باستثناء الأشخاص المعنيين بالموضوع .
د- يراعى عند اختيار المجموعات أن يكون أفراد الفريق من ذوي الخبرة والمعرفة بأعمال المؤسسةالمختلفة بما في ذلك أعمال الحاسب الآلي .
المادة (40) أ - يتم إعداد كتاب التكليف الخاص بمهمة التدقيق المنوي تنفيذها والذي يتضمن ما يلي :-
1) موضوع المهمة واسم الملحقية المنوي تدقيق أعماله .
2) أسماء فريق التدقيق أو الجرد المكلف بإنجاز المهمة .
3) الفترة الزمنية المخصصة لإنجاز المهمة .
4) الإيعاز لمدير الملحقية المعني بتسهيل مهمة الفريق ووضع كل ما يلزم من سجلات وملفات ووثائق تحت تصرفهم .
ب- يقوم المسؤول الأول في الوحدة بالتنسيب للمحافظ للموافقة على كتاب تكليف فريق التدقيق أو الجرد الذي تم تشكيله .
ج- لا يعتبر التكليف قابلاً للتنفيذ إلا بعد توقيعه من قبل المحافظ أو من يفوضه.
د- تراعى السرية التامة في كافة الإجراءات المتعلقة بالتحضير لعملية التدقيق والجرد وإجراءات توقيع كتب التكليف .
ثالثاً: الإجراءات التنفيذية لتدقيق أعمال الملحقيات الثقافية
المادة (41) يتم اتخاذ الإجراءات التالية قبل بدء المهمة :-
أ - يقوم رئيس الفريق المكلف بتدقيق أعمال أي ملحقية من ملحقيات المؤسسةبما يلي:-
1) وضع خطة العمل الواجب اعتمادها لتنفيذ المهمة على اكمل وجه.
2) استدعاء أعضاء الفريق لإعلامهم بخطة العمل ولتوزيع المهام عليهم ما أمكن .
3) الاتفاق مع أعضاء الفريق على موعد وكيفية السفر مع تحديد أماكن التجمع والانطلاق إلى مكان الملحقية .
4) إجراء الاتصالات اللازمة لتأمين وسيلة السفر والتنقل لأعضاء الفريق.
5) تجهيز كافة الأمور اللازمة لتنفيذ المهمة من ملفات ووثائق وقرطاسية.
ب- يتم تسليم كتاب التكليف إلى رئيس الفريق في نهاية يوم العمل السابق ليوم سفر الفريق من اجل تنفيذ المهمة .
ج- يتوجه رئيس الفريق مع المدققين في الموعد المحدد إلى الملحقية المنوي تدقيق أعماله مع إحاطة كافة تحركاتهم وتنقلاتهم بالسرية المطلقة .
د- يراعى أن يكون وصول الفريق إلى مكان الملحقية عند بداية الدوام الرسمي وقبل قيام السادة حملة المفاتيح بفتح الغرف المحصنة .
المادة (42) يتم اتخاذ الإجراءات التالية حال وصول فريق التدقيق إلى الملحقية وبدء المهمة :-
أ - يقوم رئيس الفريق بتسليم كتاب التكليف إلى مدير الملحقية وتعريفه بنفسه وببقية أعضاء الفريق .
ب- يقوم أعضاء الفريق بجرد مادي لكافة موجودات الغرف المحصنة وصناديق النقد والمستودعات والقاصات الأمينة ، وكذلك جرد كافة السلف الممنوحة في الملحقية .
ج- يتم خلال فترة تنفيذ مهمة التدقيق إعداد محاضر الجرد الخاصة بنتائج عمليات الجرد التي تم تنفيذها ، حيث توقع من قبل المدققين وحملة المفاتيح ومدير الملحقية المعني .
د- يقوم رئيس الفريق بالطلب إلى قسم المحاسبة تسليمه نسخة عن ميزان المراجعة لأرصدة حسابات الملحقية كما هي بتاريخ اليوم السابق ليوم بدء مهمة التدقيق .
هـ- يباشر المدققون تنفيذ مهمتهم وفق الخطة الموضوعة لذلك والتي يراعى عند وضعها قيام فريق التدقيق بالتركيز على الأمور التالية :-
1) فحص وتدقيق عمليات الملحقية للفترة الواقعة بين تاريخ آخر عملية تم تدقيقها من قبل الفريق السابق وحتى تاريخ المهمة الجديدة .
2) تقييم عمل وإنتاجية مختلف الأقسام والشعب في الملحقية من حيث حسن تنفيذها للعمليات المناطة بها ومراعاتها لأحكام الأنظمة والتعليمات التي تحدد كيفية تنفيذ العمل .
3) تقييم مدى فعالية الرقابة الداخلية في تنفيذ أعمال الملحقية .
4) تدقيق صحة المعلومات الواردة في السجلات والبطاقات ومطابقتها مع المستندات المحاسبية المنظمة والموقعة حسب الأصول .
5) أ - تدقيق إجراءات تشغيل الأجهزة وإجراءات نهاية الدوام بما فيها إجراءات النسخ الاحتياطي للملفات والبرامج العاملة .
ب- تدقيق وسائل الأمن والحماية المعتمدة والمطبقة على أجهزة الحاسب الآلي وعلى البرامج والبيانات .
ج- تدقيق تنظيم الفهارس والملفات والصلاحيات الممنوحة لمستخدمي الأجهزة .
د- أية أمور أخرى ذات علاقة .
6) متابعة إجراءات الملحقية المتخذة بخصوص ملاحظات وتوصيات فريق التدقيق السابق .
و- يؤشر المدققون على كافة وثائق العمليات التي تم تدقيقها إشعاراً بإجراء عملية التدقيق .
ز- يقوم المدققون بالحصول على صور عن المستندات والتقارير والأوراق اللازمة لإثبات دقة وصحة ملاحظاتهم .
ح- يقوم رئيس الفريق بحضور كافة الأعضاء بمناقشة ملاحظات التدقيق مع مدير الملحقية للاستيضاح منه عن أية بيانات ذات علاقة بهذه الملاحظات .
المادة (43) أ - يقوم فريق التدقيق بعد انتهاء مهمته مباشرة وعودته إلى المركز بإعداد تقرير مفصل حول نتائج تدقيق أعمال الملحقية وجرد موجوداته وذلك خلال أسبوع من تاريخ انتهاء المهمة .
ب- يراعى أن يتضمن التقرير الأمور التالية :-
1) الفترة الزمنية التي تغطيها أعمال الملحقية التي تم تدقيقها .
2) الأعمال التي تم تدقيقها .
3) الموجودات التي تم جردها .
4) الملاحظات الناتجة عن عملية التدقيق .
5) التوصيات والاقتراحات .
ج- يرفع التقرير إلى المسؤول الأول في الوحدةمرفقاً معه كافة الوثائق والمستندات التي تم الحصول عليها خلال عملية التدقيق .
د- يقوم المسؤول الأول في الوحدةبدراسة التقرير وتقييم عمل الفريق وإضافة ملاحظاته واقتراحاته .
هـ- يتم إعداد التقرير بصيغته النهائية ورفعه إلى المحافظ أو نائبه مع مذكرة تتضمن أهم نتائج التدقيق والجرد والتوصيات المناسبة .
و- يتم إعداد كتاب رسمي موجه إلى مدير الملحقية المعني بجميع الملاحظات والتوصيات التي يوافق عليها المحافظ أو نائبه .
ز- يرسل الكتاب إلى الملحقية المعني بعد توقيعه من قبل المحافظ أو نائبه .
ح- يتم متابعة استلام رد الملحقية على ملاحظات دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي الواردة في كتاب المحافظ .
الفصل الرابـع . التقاريـــــــر . ــــــــــــ
أولاً : آلية إعداد التقاريــــر
المادة (44) يقوم المدقق بمجرد تسلمه التكليف الرسمي بإجراء أي نوع من أنواع التدقيق بما يلي:-
أ - التوجه إلى الوحدةأو القسم المكلف بتدقيقه في الوقت المعين ومباشرة عملية التدقيق .
ب- تسجيل وتجميع الملاحظات أثناء عملية التدقيق ومحاولة الحصول على الأدلة الكافية لإثبات صحة هذه الملاحظات .
ج- بعد الانتهاء من عملية التدقيق يقوم المدقق بمناقشة ملاحظاته واقتراحاته وتوصياته مع بقية أفراد المجموعة للتأكد من صحتها وملائمة الاقتراحات والتوصيات المقدمة لمعالجة تلك الملاحظات .
د- يقوم المدقق بعد ذلك بإعداد تقرير مفصل يرفعه إلى مساعد مشرف المجموعة يتضمن نتائج عملية التدقيق التي قام بها .
هـ- بعد رفع التقرير إلى مساعد المشرف يقوم بدراسته ومناقشته مع المدقق المعني من اجل التوصل لقناعات بخصوص ما ورد فيه من ملاحظات واقتراحات وتوصيات.
و- يبدي مساعد مشرف المجموعة رأيه في الملاحظات والاقتراحات والتوصيات الواردة في التقرير على نموذج المطالعات الخاص بذلك ويرفعه إلى مشرف المجموعة الذي يقوم بدوره بدراسته ومراجعته ومناقشته مع مساعد المشرف وأفراد المجموعة قبل رفعه إلى إدارة الوحدة.
ز- بعد الاتفاق على مضمون التقرير يجري رفعه إلى المسؤول الأول في الوحدةمع التنسيبات المناسبة .
ح- يقوم المسؤول الأول في الوحدةبدراسة التقرير وتقييمه والتوجيه بشأن التنسيبات الواردة فيه .
ثانياً: صفــات التقريـــــــــر
المادة (45) يراعى في تقرير المدقق ما يلي :-
أ - الموضوعية والوضوح مع الإيجاز ما أمكن .
ب- السرية بحيث لا يتم اطلاع الغير عليه إلا بموافقة الإدارة العليا .
ج- أن يحمل تاريخاً محدداً هو تاريخ انتهاء عملية التدقيق ويرفع في الوقت المناسب ليجري تصويب الأخطاء في الأوقات المناسبة .
د - الإفصاح عن أية حقائق مادية تكتشف خلال التدقيق .
هـ- الإشارة بوضوح إلى المخالفات والأخطاء التي لاحظها أو اكتشفها المدقق خلال تنفيذ مهمته وان هذه المخالفات والأخطاء تم تسويتها خلال وجوده وفي حال العكس بيان الأسباب التي حالت دون إجراء التسويات.
و- أن يحمل التقرير توقيع المدقق نفسه قبل رفعه إلى المسؤولين .
ز- الإشارة في التقرير إلى أن التدقيق تم بالاستناد إلى الأوضاع والوثائق التي اطلع المدقق على مضمونها وأنها جميعاً ممسوكة حسب الأصول وتتفق مع أحكام القوانين والأنظمة والتعليمات التي تخضع لها العمليات التي تم تدقيقها .
ح- أن يكون معبراً بكل صراحة ووضوح عن رأي المدقق المبني على قناعته الشخصية وتجرده المطلق حول مجمل أوضاع القسم الذي قام بتدقيقه وفعالية الرقابة وصحة وسلامة الموجودات .
ثالثاً : محتويات التقرير
المادة (46) يحتوي تقرير المدقق على ما يلي :-
أ - مقدمة يوضح فيها موضوع المهمة التدقيقية والأشخاص الذين قاموا بتنفيذها والفترة الزمنية التي استغرق تنفيذها .
ب- خطة العمل التي اعتمدها المدقق في تنفيذ مهمته .
ج- مضمون التقرير أو نطاق العمل ويتضمن الفترة التي تم تدقيق أعمالها مع استعراض كافة الأعمال التي تم تدقيقها والنتائج والملاحظات التي أسفرت عنها عملية التدقيق .
د- الاقتراحات والتوصيات التي يراها المدقق ضرورية ومناسبة لتصويب الملاحظات وتجنب تكرار حدوث الأخطاء والمخالفات وتساعد على تحسين الأداء ورفع الإنتاجية .
هـ- إبداء الرأي حول المهمة استناداً إلى نتائج التدقيق .
على أن يرفق بالتقرير المستندات التي حصل عليها المدقق لتدعيم ملاحظاته .
رابعاً: توجيه التقاريـــــــر
المادة (47) أ - يقرر المسؤول الأول في الوحدةالجهة التي توجه إليها التقارير فإما أن يرفع التقرير إلى المحافظ أو نائبه أو إلى الوحدةالمعنية مباشرة أو حفظه وذلك حسب أهمية وخطورة مضمون التقرير .
ب- ترفع الوحدةتقارير دورية (شهرية وسنوية) إلى كل من المحافظ ونائبه تبين أنشطتها وأعمالها والمنجزات التي حققتها كما تتضمن خلاصة مطالعات الوحدةعن سير معاملات المؤسسةالمالية والإدارية في الإدارات والأقسام التي تم تدقيقها والمخالفات التي تم اكتشافها أثناء التدقيق والتوصيات الضرورية للحيلولة دون ارتكابها بالإضافة إلى التعديلات التي تراها ضرورية أو مفيدة لتحسين العمل في إدارات المؤسسةالمختلفة.
خامساً: متابعة التقاريــــر
المادة (48) أ - تقوم الوحدة بمتابعة التقارير على النحو التالي :-
1) استلام الردود من الجهة التي تم تدقيق أعمالها .
2) مراجعة وتقييم صحة هذه الردود .
3) التأكد من قيام الجهة المعنية باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
ب- لا يتم إغلاق ملف أي مهمة تدقيقية إلا بعد الحصول على ردود الجهة التي تم تدقيق أعمالها واستجابتها للاقتراحات والتوصيات وذلك بقيامها باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة النتائج التي أسفرت عنها عملية التدقيق .
الفصل الخامس . أحكام عامــــــة
ــــــــــــــ
المادة (49) أ - ترتبط دائرة التدقيق والتنظيم الداخلي من الناحية الإدارية والتنظيمية ارتباطاً مباشراً مع وزير التربية والتعليم او وكيل وزارة التربية والتعليم وترفع تقاريرها إليهما.
ب- لا يجوز تكليف المسؤول الأول في هذه الوحدة بأية أعمال تنفيذية في أإدارات المؤسسة المختلفة أو مكاتبه أو فروعه .
ج- لا يجوز لأي من المسؤولين في هذه الوحدة والمفوضين بالتوقيع عن المؤسسةأن يمارسوا هذا التفويض ما داموا يعملون في هذه الوحدة باستثناء التوقيع على المعاملات المخول لهم التوقيع عليها بموجب تعليمات التواقيع المعمول بها في المؤسسة.
د- تدقق الوحدة القرارات الوزارية و القرارات الإدارية للتأكد من انسجامها مع القوانين والأنظمة والتعليمات وتراقب سلامة تنفيذها وتتأكد من أنها نفذت من قبل الإدارات والأقسام المختصة في الوقت المناسب، وفي حال اكتشاف تأخر في التنفيذ يجب دراسة أسباب التأخير وما ينطوي عليه من نتائج تنعكس على عمليات المؤسسةوعلاقته بالغير .
هـ- تشارك الوحدة في اللجان الدائمة والمؤقتة التي يرى الوزير او وكيل المؤسسة ضرورة المشاركة فيها .
و- على جميع المسؤولين والموظفين في المؤسسةالتعاون مع المسؤولين والموظفين في هذه الوحدة إلى أقصى الحدود في أدائهم لمهمات التدقيق والجرد والتنظيم في إدارات المؤسسةومكاتبه وفروعه وعليهم أن يضعوا تحت تصرفهم جميع المعلومات والوثائق والكشوفات والسجلات التي يرغبون في الاطلاع عليها وان يعملوا على تيسير عمليات الفحص والجرد المفاجئ سواء كان ذلك متعلقاً بأموال المؤسسةأو لوازمه أو موجوداته الأخرى .
ز- يقوم المسؤول الأول في الوحدة بإبلاغ المحافظ أو نائبه المفوض فوراً بأية مخالفات تكتشف أثناء عملية التدقيق إذا كانت هذه المخالفات تؤثر على موجودات المؤسسةأو علاقته بالغير .
ح- يجب إعلام الوحدة خطياً بجميع حوادث صناديق النقد أو الخزنات أو عمليات العد والإتلاف في المؤسسةوفروعه سواء في حالة الزيادة أو النقص.
ط- تزود الوحدة بنسخ من جميع العقود وقرارات مجلس الإدارة وقرارات المحافظ والتوصيات الصادرة عن لجان المؤسسةالدائمة لمتابعة تنفيذها وحفظها في الوحدة للرجوع إليها عند الحاجة .
ي- تزود الوحدة بنسخ من محاضر اجتماع وتوصيات اللجان الأخرى المشكلة في المؤسسةبغية تدقيقها ومراقبة تنفيذها .
ك- للوحدة طلب محاضر اجتماعات لجان المؤسسةالدائمة عند الحاجة .
م- تقوم الوحدة باقتراح أو تعديل نماذج المطبوعات اللازمة لعمليات المؤسسةكما تقوم بدراسة وإبداء الرأي حول تعديل النماذج المعدة من قبل الإدارات بالتعاون مع الإدارات والأقسام المختصة.
س- يستلم المسؤول الأول في الوحدة أو من يفوضه مفاتيح الأرقام السرية ومفاتيح نظام سويفت من مراسلي المؤسسة ويحتفظ بها في مكان أمين تتوافر فيه الرقابة الثنائية إلى أن يتم توزيعها على الأقسام المعنية بموجب سجل يتم مسكه لهذه الغاية .
ع- لا يدخل في صلاحية المدققين الأمور التقديرية للنفقات وخاصة البحث في ضرورة الإنفاق أو عدمها طالما أن موافقة أصولية قد تمت بذلك .
المادة (50) تقوم الوحدة بإجراء الدراسات اللازمة ورفع التنسيبات المناسبة لسعادة وكيل المؤسسة بشأن ما يلي :-
أ - مشاريع أدلة الاجراءات التنفيذية الداخلية لكافة إدارات المؤسسةوأقسامه ومكاتبه وفروعه وأية تعديلات عليها والبلاغات التي لها صفة تنظيمية عامة والمقترحة من الإدارات المختصة لإبداء الرأي فيها وإدخال التعديلات عليها بالاتفاق مع الوحدة المختصة وذلك قبل رفعها بصيغتها النهائية إلى المحافظ لإقرارها حسب الأصول .
ب- المقترحات المقدمة من الإدارات والأقسام المتعلقة بتطوير أساليب العمل في هذه الإدارات ومناقشة الطرق الجديدة التي يرى القسم ضرورة إدخالها على تنظيم العمل .
ج- استحداث أقسام/إدارات/فروع جديدة للبنك داخل المملكة والاشتراك في وضع التعليمات التطبيقية التي تحدد فعاليتها ونشاطها وتنظيمها الإداري وارتباط الملحقيات الثقافية بالمركز الرئيسي وتقديم المشورة إلى مديري الملحقيات الثقافية عندما تعترضهم بعض الصعوبات الفنية أثناء قيامهم بمهمتهم .
د- طلبات الإدارات المتعلقة بما يلي :-
1) شراء القاصات الأمينة .
2) منح الموظفين تفويضاً بما يلي :-أ - التوقيع نيابة عن المؤسسة... ب- حمل المفاتيح .
المادة (51) متابعة التنظيمات الحديثة المطبقة في مختلف المؤسسات من الناحية الفنية والإدارية بغية الاستفادة منها في مجالات التنظيم والتطوير الداخلي للبنك وإجراء الدراسات المقارنة لهذه الأساليب بغية الاستفادة منها .
المادة (52) تتعاون الوحدةمع مدققي المؤسسةالخارجيين إلى ابعد الحدود وتتابع زياراتهم للمؤسسة ونتائجها وتدرس تقاريرهم وملاحظاتهم وتتابع بكل اهتمام معالجة وتسوية الملاحظات الواردة في هذه التقارير وذلك بالاتصال مع الإدارات والأقسام المعنية وتضع تقريراً مفصلاً بنتيجة ذلك يرفع إلى المحاف.



رد مع اقتباس
شكرا
bonnnnnnnnnnnnnnnnnnnne encourage

مواقع النشر (المفضلة)